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Transformation der Risikomanagementpraxis in das digitale Zeitalter

Mit mehr als 1900 Mitarbeitern an zehn Produktionsstandorten weltweit ist die Cicor Gruppe ein zuverlässiger und innovativer Partner bei der Entwicklung und Produktion von überzeugenden Elektroniklösungen, der über modernste Technologien und außergewöhnliches Fachwissen verfügt. Die Gruppe hatte sich zuvor auf Tabellenkalkulationen verlassen, um das Risikomanagement zu unterstützen, stellte aber fest, dass dieser veraltete Ansatz umständlich und langsam war und es nicht schaffte, Engagement und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu fördern. Cicor wandte sich an GOAT Risk™, um eine einfache, kostengünstige, cloudbasierte Softwarelösung zu erhalten.

Die Schlagzeilen

Transformation des Risikomanagements von Cicor in das digitale Zeitalter

Vor der Einführung von GOAT war das Verfahren zur Verwaltung und Aktualisierung von Risiken im gesamten Unternehmen mit Hilfe eines altmodischen Excel-Risikoregisters sehr umständlich und langsam“.

Als Patric Schoch CFO der Gruppe wurde, erbte er eine “riesige Excel-Datei” und stellte schnell fest, dass er die einzige Person war, die sie aktualisierte.

“Als wir also im Laufe des Jahres den Risikomanagementprozess aktualisierten, musste ich zu den einzelnen Personen in den Einheiten gehen (wir haben weltweit etwa 10 rechtliche Einheiten). Und ich musste sie fragen: ‘Was ist die Aktualisierung? Habt ihr irgendeinen Beitrag geleistet? Und das taten sie natürlich nicht, weil sie sich nicht wirklich für den Prozess interessierten. 

Aus Gründen des Datenschutzes und der Versionskontrolle musste Patric die Abteilungen, die Risiken aktualisieren und Beiträge leisten wollten, bitten, ihre Aktualisierungen per E-Mail oder SMS zu schicken, erklärt er: “Ich wollte nicht die Excel-Datei schicken, denn dann sehen sie natürlich alle Risiken. Außerdem kann ich nicht kontrollieren, dass sie nicht noch andere Dinge ändern.”

Zu allem Übel war die Erstellung von Berichten für den Vorstand und die Visualisierung von Risiken eine mühsame Tortur…

“…aus dieser Excel-Datei musste ich manuell eine PowerPoint-Datei erstellen, und in der PowerPoint-Datei hatte ich eine Liste unserer Risiken. Es gab eine Heatmap, die ich manuell ‘malen’ musste, und ich hatte einige zusätzliche Folien mit Erläuterungen zu den wichtigsten Risiken. Es war also ein wirklich mühsamer Prozess. Er war nirgendwo integriert. Im Grunde war es nicht digital.” 

Da in den kommenden Monaten ein neuer Vorstand ernannt werden sollte, wurde Patric klar, dass er eine Softwarelösung benötigte, um sein Risikomanagement-Reporting auf die nächste Stufe zu heben.

Eine Lösung finden, die das Budget nicht sprengt

Zunächst wandte sich Patric an seine Versicherungsmakler, um sich beraten zu lassen, welche Software sie empfehlen würden, und um einen ungefähren Kostenvoranschlag zu erhalten. Er erinnert sich, dass er sofort vor den Kostenvoranschlägen zurückschreckte – über 50.000SFR (£40.000). Das Problem war, dass diese Preise weit außerhalb seines Budgets lagen und das System mit Funktionen vollgestopft war, die er einfach nicht brauchte.

“Wenn man, sagen wir, 50.000 pro Jahr bezahlt (oder sogar 20 oder 30.000), bekommt man so viele Funktionen, die meiner Meinung nach den Preis rechtfertigen könnten. Aber wenn ich diese Funktionen nicht nutze, warum sollte ich dann dafür bezahlen?”

Patric beschloss, sich selbständig zu machen, und machte sich auf die Suche nach verschiedenen Möglichkeiten im Internet. Er erinnert sich, dass er nach “risk – tools – map” suchte und GOAT sah.

Bei seiner zweiten Suche nach einer “Risiko-Heatmap” kam GOAT wieder ins Spiel. Patric erklärt: “Es ist sehr wichtig für mich, dass ich keine manuellen Versionen mit Powerpoint erstellen muss – der Vorstand möchte etwas Schönes und Klares sehen…”

Die “schöne Heatmap” und das transparente, kostengünstige Preismodell haben Patric schnell zu GOAT hingezogen.

Es dauerte nicht lange, bis er sich entschied, dass GOAT das Tool war, das er suchte – “Nach fünf Minuten auf der Website wusste ich, dass es genau das war, was ich wollte.”

Daher entschied sich Cicor für das Enterprise-Paket von GOAT Risk, um den Übergang von einem veralteten und schwerfälligen Tabellenkalkulationssystem zu einer sauberen, modernen, cloudbasierten Risikomanagement-Plattform zu unterstützen.

Verbesserung der Debatte und Entscheidungsfindung auf Vorstandsebene

Seit der Einführung von GOAT ist es für Patric deutlich einfacher geworden, nützliche und qualitativ hochwertige Berichte für die Geschäftsleitung zu erstellen, und damit hat sich auch das Vertrauen des Vorstands verbessert.

Er erklärt, wie schwierig es früher war, vorstandsfähige Berichte zu erstellen:

“Ein Problem, das ich immer hatte, war die Präsentation der aktualisierten Risikoliste vor dem Vorstand. Wie konnte ich ihnen erklären, welche Risiken geändert worden waren und warum?”

Seit der Einführung von GOAT, sagt er weiter,

“Ich gebe ihnen jetzt einfach einen Bericht von GOAT, in dem klar erklärt wird, was aktualisiert wurde und warum. Das gibt ihnen die Bestätigung, dass wir die Risiken tatsächlich managen und dass dieser ganze Prozess etwas Lebendiges ist und nicht nur statisch ist.”

Förderung der Zusammenarbeit und Erleichterung der Risikodebatte

Seit der Einführung von GOAT hat Patric bereits einen Wandel in der Einstellung der Systembenutzer und Risikoverantwortlichen zur Aktualisierung von Risiken festgestellt. Durch die Automatisierung ist nicht nur die Verwaltung wesentlich einfacher geworden, sondern auch das Engagement hat deutlich zugenommen.

“Was zum Beispiel bereits begonnen hat, ist, dass einer unserer Nutzer in das System ging und einige Risiken sah und mir sagte: ‘Für dieses Risiko habe ich bereits diese Maßnahmen durchgeführt, um es zu managen – und in der Definition könnten diese Dinge vielleicht zur Klärung hinzugefügt werden’. GOAT hat also bereits mit der Kommunikation über Risiken begonnen, und das Interessante daran ist, dass ich in all den Jahren, in denen ich im Unternehmen bin, noch nie über dieses Risiko gesprochen habe. Jetzt sind sie auf mich zugekommen und haben mir Input und Feedback gegeben. Und das nur, weil sie das Instrument mögen. Es war einfach, sie fühlten sich einbezogen und begannen, einen positiven Beitrag zu leisten.”

So macht Risikomanagement Spaß

Die Zustimmung seiner Kollegen bei Cicor zu erreichen, erwies sich als einfacher als ursprünglich angenommen.

Patrick erklärt:

“Ich habe für ein anderes großes Schweizer Unternehmen gearbeitet, und sie hatten dieses teure Software-Tool für das Risikomanagement. Man musste sich in diese sehr umständliche, nicht-grafische Schnittstelle einloggen. Sie war so hässlich, nicht benutzerfreundlich, und ich hasste es, sie jedes Jahr zu aktualisieren. Ich weiß also aus Erfahrung, dass Benutzer und Risikoverantwortliche ein System nur dann aktualisieren, wenn es einfach ist und Spaß macht. Als ich GOAT testete, war es sehr modern, sehr übersichtlich und es machte tatsächlich Spaß, es zu benutzen. Das war für mich der große Unterschied, den ich sofort sah, als ich GOAT mit anderen Risikomanagementsystemen verglich, die ich gesehen hatte.”

Vollständige Flexibilität durch bearbeitbare Vorlagen und individuelle Entwicklung

Cicor begann seine Reise mit GOAT Anfang 2021 und hat bereits damit begonnen, es an die Risikoverantwortlichen in den verschiedenen Einheiten des Unternehmens auszurollen. Was Patric an GOAT besonders gefällt, ist die Flexibilität des Tools:

“Das Interessante ist, dass ich mit dem Geschäftsführer einer unserer juristischen Einheiten, einem sehr innovativen Unternehmen, gesprochen habe und er mich fragte, ob er GOAT für das Risikomanagement von Innovationsprojekten verwenden könne. Im Moment benutzt er Excel. Ich sagte: “Sie können GOAT verwenden – die Funktionalität ist vorhanden”. Das ist eine weitere Sache, die ich an dem Tool mag. Es ist nicht statisch. Die Überschriften in den Spalten und Feldern sind nicht alle fest vorgegeben. Man kann sie selbst ändern und das Tool für viele andere Zwecke verwenden.

Darüber hinaus müssen die Kunden von GOAT aufgrund der Möglichkeit der maßgeschneiderten Entwicklung nicht einfach das akzeptieren, was andere als wertvoll erachten. Patric erklärt:

“Die großen Risikotools bieten nicht die Funktionen, die wir brauchen. Den beteiligten Unternehmen ist es egal, wenn man der Einzige ist, der eine Funktion braucht. Es lohnt sich für sie nicht, die Entwicklung für ein einzelnes Unternehmen zu diskutieren. Der Ansatz von GOAT ist ganz anders, und ich bin positiv überrascht, wie offen sie sind, das Tool auf der Grundlage von Kundeninput und -feedback zu verbessern.”

Cicor schätzt auch, wie schnell und einfach das System eingerichtet werden kann, so dass die Risikobesitzer es sofort nutzen können:

“Es ist in der Cloud. Ich denke, das ist sehr wichtig. Sie brauchen nichts zu installieren. Wenn Sie einen Benutzer zuweisen, muss Ihre IT-Abteilung nicht hingehen und etwas auf einem Computer installieren.”

Cicor verlässt sich auch auf die hervorragende Unterstützung bei komplizierten Fragen:

“Wenn Sie ein Problem haben, bekommen wir von GOAT schnell Hilfe. Man schickt keine Support-Anfrage und bekommt dann vier Wochen später nur ein paar Antworten, die einem nicht wirklich weiterhelfen.”

Blick in die Zukunft

Mithilfe von GOAT plant Patric, alle Risiken seiner Cicor Gruppe von 10 juristischen Einheiten auf der ganzen Welt in den digitalen Raum zu verlagern und seinen Kollegen, die für das Management des Unternehmens verantwortlich sind, ein höheres Maß an Verantwortlichkeit, Transparenz und Zusammenarbeit zu bieten.

“Ich habe mir zum Ziel gesetzt, dass die diesjährige Aktualisierung des Risikomanagements vollständig in GOAT durchgeführt wird. Dies wird im Rahmen des Budgetierungsprozesses geschehen, der im Spätsommer beginnt. Wir werden mindestens zwei Personen pro juristischer Person haben. Es werden also etwa 20 Personen und einige zusätzliche Unternehmensressourcen beteiligt sein. Wir werden also fast dreißig Nutzer in unserer globalen Einführung haben. Wir haben Unternehmen in Indonesien, Vietnam, Singapur, Deutschland, Osteuropa und natürlich auch in der Schweiz. Diese Risikoverantwortlichen werden alle damit beginnen, ihre Risiko-Updates einzugeben, und so wird GOAT wirklich zu einem lebendigen Werkzeug in unserer Gruppe werden.”

Warum Cicor GOAT Risk™ empfiehlt

“GOAT ist genau in der richtigen Preisklasse. Es ist gut, es ist fair und wir zahlen nicht für Funktionen, die wir nicht brauchen.”

“Diese Lösung funktioniert. Deshalb habe ich bereits mit meinen CFO-Kollegen gesprochen und ihnen gesagt: Wenn Sie ein Risikomanagement-Tool suchen, das erschwinglich ist und alles hat, was Sie brauchen, dann schauen Sie sich GOAT an. ”

Scale risk with confidence